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会費の設定の仕方は、次の2通りがベーシックなものといえるでしょう。
どちらもコンペ当日に受付で回収することを前提とします。
1.プレー料金＋参加費
ゴルフ場で参加者全員分を一括して精算する方法。グリーンフィーやキャディフィー、飲食代などのオプション料金を、ある程度見込んで会費に加えておく必要があります。ただし、昼食や売店などでの別会計に個人差が生じるため、複雑になりがち。プレー代を含めると、ゴルフ場内でカード決済をしたい人に不評なんてことも！幹事さんにとっても、かなり慣れていないと難しい方法です。 |
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| 2.参加費のみ |
金銭トラブルをより少なくするためには、参加費のみを回収する方法がオススメです。
あとはプレー料金や飲食代金などを各個人で精算する旨を案内状にもきっちり明記しておきましょう。 |
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| ■参加費の割り出しのコツ |
| ここでは、「賞品購入費用」と「パーティー（会食）費用」から、参加費を割り出すための2つのポイントを紹介します。 |
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| ポイント1…賞品 |
賞品ラインナップの中でいちばん文句が出やすいのは、ズバリ「参加賞」と「優勝賞品」。
そこで逆に、ある程度「参加賞」の単価設定ができていれば、予算の割り振りの目安になります。ここでは、参加者一人あたりの賞品購入予算が3,000円の場合の具体的な金額配分をご紹介！
あとは実際の組数や総人数を考慮して、ぜひ応用の上お役立て下さい。 |
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| ▼（例-１）参加者1人あたり3,000円の予算振り分け 3組12人の場合 |
| 賞の種類 |
個 数（A） |
賞品単価（B） |
合 計（A×B） |
| 優 勝 |
1個 |
9,000円 |
9,000円 |
| 準優勝 |
1個 |
5,000円 |
5,000円 |
| 3 位 |
1個 |
3,000円 |
3,000円 |
| 5 位 |
1個 |
2,500円 |
2,500円 |
| 7 位 |
1個 |
2,000円 |
2,000円 |
| B.B |
1個 |
2,000円 |
2,000円 |
| ニアピン |
2個 |
1,500円 |
3,000円 |
| ドラコン |
2個 |
1,000円 |
2,000円 |
| ベスグロ |
1個 |
1,500円 |
1,500円 |
| 参加賞 |
6個 |
1,000円 |
6,000円 |
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合 計
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17個 |
− |
36,000円 |
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| ▼（例-2）参加者1人あたり3,000円の予算振り分け 5組20人の場合 |
| 賞の種類 |
個数（A） |
賞品単価（B） |
合計（A×B） |
| 優 勝 |
1個 |
10,000円 |
10,000円 |
| 準優勝 |
1個 |
8,000円 |
8,000円 |
| 3 位 |
1個 |
5,000円 |
5,000円 |
| 5 位 |
1個 |
3,200円 |
3,200円 |
| 7 位 |
1個 |
3,000円 |
3,000円 |
| 10 位 |
1個 |
2,400円 |
2,400円 |
| 15 位 |
1個 |
2,000円 |
2,000円 |
| B.B |
1個 |
2,000円 |
2,000円 |
| ニアピン |
2個 |
1,200円 |
2,400円 |
| ドラコン |
2個 |
1,200円 |
2,400円 |
| ベスグロ |
1個 |
1,600円 |
1,600円 |
| 参加賞 |
12個 |
1,500円 |
18,000円 |
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| 合 計 |
25個 |
− |
60,000円 |
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| ポイント2…パーティープラン |
せっかくみんなが集まるのだから、ひと汗かいた後には楽しくコミュニケーションを図りたいもの。
賞品購入に必要な資金の割り振りさえ把握できれば、会食費用にあてる金額設定もおのずと決まってくるでしょう。たとえば、参加費を5,000円とし、そのうちの3,000円を賞品関係に回したとすると、残りの2,000円で料理コースを手配できます。（料理コースは参加費に含まず、ゴルフコンペパックとしてゴルフプレー料金に上乗せする場合もあります。）
また余裕があれば、会食だけでなく温泉施設を利用したり、家族参加で泊まりがけイベントなど盛り込みたくなるかもしれません。
そんなときは、コース予約の際にゴルフ場の担当者に相談してみましょう。総予算の中から何にどれくらい割り当てれば満足できるプランになるのかが見えてきます。 |
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さて、会場と開催日が決まったら、いよいよ告知！案内状の発送は、遅くとも1ヵ月前くらいに行ないたいもの。知人関係や社内のみの間柄ならメールを使うのも良いのですが、データ保存やプリントアウトなどの後処理を相手に自己責任として押し付けてしてしまうことになるので、キチンと書面で伝えた方がベターでしょう。
一般的に便利かつ好印象を与えるのは、以下の3つの方法です。 |
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1.往復はがき
往信面に開催の旨を通知する必要事項を刷り、復信面に参加の可否を問う返信欄を作成。もっとも古典的でスタンダードな手法ですが、受け取り手はマルをつけて投函するだけなので、多忙な方からも早めの返事が期待できます。 |
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2.封書
開催の旨を通知する、チラシ風のオリジナル案内書を作成。コンペに対する意気込みをアピールする、デザインセンスを盛り込んだ案内書がいいでしょう。ここに参加の可否欄をつくった返信用ハガキを同封しておき、往復はがきの場合と同様、返事を回収します。また、案内書面にFAXで返信できるスペースをつくっておき、返事を送信してもらうのも手です。 |
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3.メール
知人関係や社内のみの間柄であれば、開催の旨を通知するメール文を作成して、送付する方法があります。しっかりした案内書を作成し、メールに添付して送付するのも良いでしょう。参加の可否についてはメールにてそのまま返信頂くだけなので、最も簡便な方法です。 |
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| ■案内状に明記すべき項目 |
| 案内状に明記すべき項目には、以下の13項目があります。 |
| 1.開催の挨拶 |
| 2.コンペティション名（企画名） |
| 3.会場名（ゴルフ場・コース名） |
| 4.開催日 |
| 5.集合場所と集合時間 |
| 6.参加費 |
| 7.スタート時刻とスタートコース名 |
| 8.競技の方法（ダブルペリア・ハンディ方式など） |
| 9.予定組み数 |
| 10.参加申し込み締め切り日 |
| 11.連絡先（幹事氏名・住所・TEL・FAX番号・Eメールアドレスなど） |
| 12.会場へのアクセスマップ |
| 13.宿泊、その他のゴルフ場内施設の利用が必要な場合の案内 |
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